Exchange en Connect Solutions: verbind Reflex3000 met je andere systemen
Een order komt binnen via een bestelplatform, de administratie werkt in Exact Online en de productie print etiketten met NiceLabel. Ondertussen hebben chauffeurs actuele leverinformatie nodig en wil een klant weten wat er daadwerkelijk is geleverd. Wanneer die systemen afzonderlijk werken, moeten medewerkers dezelfde gegevens steeds opnieuw invoeren, controleren en doorsturen.
Met Toleco | Exchange en Connect Solutions verbinden we die informatiestromen. We koppelen Reflex3000 aan bestelplatformen, financiële software, transportoplossingen, labeling en systemen van klanten en leveranciers. Zo kan informatie verder door de organisatie én door de keten, met minder handmatige overdrachten.
Van losse applicaties naar een samenhangend proces
De waarde van een integratie zit in wat medewerkers ermee kunnen doen. Een bestelling moet bij de juiste debiteur terechtkomen, een artikelnummer moet herkenbaar zijn en aantallen, gewichten en prijzen moeten aansluiten op de afspraken met de klant.
Daarom kijken we bij Toleco naar het hele proces: van het beschikbaar stellen van een assortiment tot het verwerken van een order, de levering en de financiële afhandeling. We stemmen af welk systeem de bron is, welke gegevens worden uitgewisseld en wie een melding krijgt wanneer iets aandacht vraagt.
Exchange en Connect Solutions vormen samen onze aanpak voor die externe integraties. Daaronder vallen bestaande koppelingen én aansluitingen via een API die we voor een specifieke klant, leverancier of applicatie inrichten. Welke solution en gegevensstromen passen, bepalen we op basis van jullie proces.
De huidige gedocumenteerde integraties op een rij
Toleco beschikt over verschillende integraties rond Reflex3000 en Toleco Online. Onderstaand overzicht laat zien welke systemen zijn aangesloten en welke gegevensstromen daarbij zijn gedocumenteerd. De inrichting en beschikbare functies verschillen per aansluiting; een koppeling betekent niet automatisch dat alle informatie in beide richtingen wordt uitgewisseld.
| Integratie | Gegevensuitwisseling en toepassing |
|---|---|
| Reflex3000 | ERP-aansluiting voor onder meer orders, assortimenten, leveringen en financiële gegevens, afhankelijk van de gekozen koppeling. |
| Exact Online | Verkoopboekingen vanuit Reflex3000 naar Exact Online en openstaande debiteurenposten vanuit Exact Online terug naar Reflex3000. Daarnaast zijn EDI-stromen met Transus beschikbaar. |
| 4CEE / EasySystems | Export van inkoopgegevens vanuit Reflex3000 naar het inkoop- en administratieve platform. De brongegevens worden afgestemd op de inrichting bij de leverancier. |
| Apicbase | Orders vanuit Apicbase naar Reflex3000; assortimenten en afleverinformatie vanuit Reflex3000 naar Apicbase. |
| Coperama | Orders naar Reflex3000, artikelcatalogi en aanbiedingen naar Coperama, met terugmelding van acceptatie of afwijzing per orderregel en verzendstatus. |
| JOMOsoft | Orders vanuit het bestelplatform naar Reflex3000 en artikelcatalogi vanuit Reflex3000 naar JOMOsoft. |
| InOne | Import van orders naar Reflex3000 via de afgesproken bestandsuitwisseling. |
| MenuCyclus | Verwerking van maaltijdorders en bijbehorende aflevergegevens naar Reflex3000, via bestanden of e-mailbijlagen. |
| BirchStreet | Ontvangst en verwerking van orders vanuit het inkoopplatform naar Reflex3000 via een directe XML-aansluiting. |
| Delidis | Import van orders naar Reflex3000 vanuit CSV-bestanden die via een beveiligde bestandsverbinding worden opgehaald. |
| Microsoft Navision | Een bestaande, klantspecifieke orderkoppeling naar Reflex3000 op basis van de lokale Navision-database. |
| Dawi | Orders naar Reflex3000 en terugmelding van daadwerkelijk geleverde aantallen via het afgesproken retourbestand. |
| Transus WebConnect | EDI-orders vanuit Transus naar Exact Online en verkoopfacturen vanuit Exact Online naar Transus. |
| Zetes Chronos | Klantmasterdata en route- en ritgegevens vanuit Reflex3000 voor de transport- en afleverprocessen. |
| EvoIT | Verwerking van productretouren uit de routeplanning en chauffeursomgeving naar Reflex3000. |
| Jimmy Loves Food | API-aansluiting voor de inkomende orderstroom naar Reflex3000. Orderbevestigingen en teruglevering van geleverde aantallen worden als aanvullende scope afgestemd. |
| Kovit | Een API-aansluiting op de orderverwerking en het klantgebonden assortiment in Reflex3000. |
| NiceLabel / Loftware | Beschikbaar stellen van artikelgegevens voor etiketten en aansturen van printopdrachten vanuit Reflex3000, inclusief artikel, partij, printer en labeltype. |
| Metro WMS en Xpector | Een klantspecifieke samenhang tussen productieplanning, bevoorradingsverzoeken, palletgegevens en magazijnbewegingen rond Reflex3000. |
| Tuitel WMS | API-toegang voor orders, orderregels, afleveradressen, partijen en voorraad. Een volledig automatische orderstroom vanuit Exact Online is nog niet afgerond en wordt apart afgestemd. |
| Toleco Online / Toleco API | Centrale verwerking en opvolging van integratiegegevens, met mogelijkheden voor order- en assortimentsuitwisseling tussen aangesloten bedrijven en aansluitingen van eigen applicaties. |
Bestelplatformen koppelen aan Reflex3000
Bestelt een klant via Apicbase, Coperama, JOMOsoft, InOne, BirchStreet, MenuCyclus, Delidis, Jimmy Loves Food of Kovit? Dan hoeft dat geen aanleiding te zijn om orders handmatig over te typen.
We richten de aansluiting zo in dat de bestelling herkenbaar binnenkomt in Reflex3000. Daarbij kijken we naar klant- en artikelcodes, leverdata, aantallen en gewichten. Waar de betreffende koppeling dat ondersteunt, kunnen ook catalogi, prijzen of aflevergegevens worden teruggestuurd.
Bij Coperama hoort bijvoorbeeld terugmelding per orderregel bij de beschreven werkwijze. Bij JOMOsoft kan een artikelcatalogus worden gedeeld. MenuCyclus verwerkt maaltijdorders met bijbehorende afleverinformatie. Iedere aansluiting heeft daarmee een eigen functie binnen het bestelproces.
Dat levert meer op dan tijdwinst bij orderinvoer: je kunt klanten laten bestellen in hun vertrouwde omgeving, terwijl jouw medewerkers verder werken vanuit Reflex3000.
Financiële gegevens doorzetten naar Exact Online en 4CEE
Ook tussen operatie en administratie ontstaan vaak terugkerende handmatige taken. Verkoopboekingen moeten naar de boekhouding en informatie over openstaande posten moet weer beschikbaar komen in het ERP.
Met de integratie tussen Reflex3000 en Exact Online kunnen deze gegevensstromen worden verbonden. Voor 4CEE / EasySystems is een export van inkoopgegevens gedocumenteerd. Zo kan de informatie uit het operationele proces aansluiten op de administratieve verwerking.
We bekijken daarbij wat je bestaande ERP-koppeling al doet en waar een aanvulling nodig is. De gekozen solution moet aansluiten op jullie administratie en de gewenste controles.
Lees ook: Reflex3000 en Exact Online integreren.
EDI, transport en magazijn verbinden
De informatiestroom stopt niet zodra een order is aangemaakt. Voor de levering hebben magazijnmedewerkers, chauffeurs en afnemers gegevens nodig die aansluiten op wat er werkelijk gebeurt.
Met Transus WebConnect verbinden we EDI-orders en verkoopfacturen met Exact Online. De integratie met Zetes Chronos ontsluit klantmasterdata en route- en ritgegevens vanuit Reflex3000. EvoIT ondersteunt de verwerking van productretouren en bij Dawi worden de daadwerkelijk geleverde aantallen teruggekoppeld.
Voor complexere magazijnprocessen zijn er ook klantspecifieke integraties. De aansluiting tussen Reflex3000, Xpector en Metro WMS verbindt productieplanning, voorraadbehoefte en palletbewegingen. Tuitel WMS biedt via de API toegang tot logistieke gegevens en orderhandelingen; verdere automatisering wordt per traject ingericht.
NiceLabel en Loftware aansluiten op je dagelijkse productie
Etiketten zijn een directe vertaling van je product- en partijgegevens. Wanneer informatie handmatig in verschillende systemen wordt bijgehouden, ontstaat extra onderhoud en neemt de kans op verschillen toe.
De aansluiting met NiceLabel / Loftware stelt artikelgegevens uit Reflex3000 beschikbaar voor de labelopmaak. Printopdrachten geven door welk artikel, welke partij, welke printer en welk labeltype nodig zijn. Waar aanvullende labelteksten nodig zijn, kan daarvoor een aparte gegevensbron worden ingericht.
Zo sluiten gegevensbeheer en het afdrukken van etiketten op elkaar aan. Toleco helpt bij de integratie, labelinrichting en het testen van de volledige printstroom.
Lees ook: NiceLabel, Loftware Cloud en printhardware.
Ook ruimte voor je eigen applicatie of ketenpartner
Naast de bovenstaande koppelingen zijn er aanvullende klantgerichte trajecten onder Exchange en Connect Solutions. Denk aan AS400, Pefa, Qaicu, de NTMY-webshop, de Fahad API, de chauffeursapp “365”, Supplier Hub en de samenwerking met Fix Fish.
Deze namen staan voor specifieke aansluitingen of projectscope. Bij Fix Fish gaat het bijvoorbeeld om assortimenten en prijzen, de orderstroom en terugmelding van geleverde aantallen. Voor de chauffeursapp “365” is ontsluiting van route- en ordergegevens via een REST-aansluiting uitgewerkt. De beschikbare functies en de fase van ingebruikname worden per traject afgestemd.
Ook Growzer en PS in foodservice (PSinfood) zijn onderwerp van aanvullende integratietrajecten. Growzer is in de geraadpleegde informatie een voorgestelde uitbreiding; PSinfood kent een ontwikkelingstraject. Beschikbaarheid en actuele scope bespreken we daarom vooraf.
Staat jullie systeem niet in dit overzicht? Dan kijken we welke gegevens het kan aanleveren of ontvangen. Een bestaande API of een bruikbaar exportbestand kan een goed vertrekpunt zijn voor een nieuwe aansluiting.
Vandaag automatiseren, met oog voor een volgend ERP
Je hoeft een toekomstig ERP-project niet af te wachten om nu al terugkerend werk te verminderen. Een goed ingerichte integratie helpt vandaag met orderverwerking, administratie, logistiek of labeling.
Tegelijk kijken we naar de positie van die integratie bij een eventuele ERP-overstap. Door gegevensuitwisseling in een afzonderlijke integratielaag te organiseren, kan een externe aansluiting soms behouden blijven terwijl de ERP-kant wordt aangepast. Of dat mogelijk is, hangt af van de functies en aansluitmogelijkheden van het volgende ERP. Zo nemen we bestaande automatisering mee in de afweging voor de volgende stap.
Lees ook: Bestaande koppelingen meenemen naar een ander ERP.
Begin bij de gegevensstroom die het meeste werk veroorzaakt
Welke overdracht kost je team iedere week de meeste tijd? Orders overtypen, prijzen bijhouden in een bestelplatform, leveringen terugmelden of gegevens voor etiketten aanpassen?
Dat is vaak de beste plek om te beginnen. Toleco brengt de huidige werkwijze in kaart, bepaalt welke koppeling past en helpt met de inrichting en het testen. Vanuit één goed werkende gegevensstroom kun je daarna gericht uitbreiden.
Wil je Reflex3000 verbinden met je bestelplatform, administratie, transportoplossing of labeling? We denken graag mee over de aansluiting die jouw team het meeste werk uit handen neemt.