Reflex3000 en Exact Online integreren: van boeking naar compleet factuurdossier

In een foodbedrijf komen verkoop, inkoop, voorraad en finance voortdurend samen. Een levering wordt verwerkt in Reflex, de factuur gaat naar de klant en de financiële administratie werkt verder in Exact Online. Hoe minder handmatige handelingen tussen deze stappen, hoe prettiger het proces voor beide afdelingen.

Wat doet de standaardboekhoudkoppeling van Reflex3000?

Reflex3000 biedt via de module voor online boekhouden en Reflex Harmony al een koppeling met Exact Online. Deze ondersteunt de uitwisseling van klant- en leveranciersgegevens, verkoop- en inkoopfactuurgegevens en memoriaalgegevens. Ook openstaande verkoop- en inkoopposten kunnen worden teruggeleverd voor verwerking in Reflex.

De beschreven standaardroute werkt met een export vanuit Reflex en een import van openstaande posten. Via de Reflex Cloud Portal kun je de verwerking volgen en fouten beoordelen.

Daarmee is er al een basis voor gegevensuitwisseling. De volgende vraag is: welke handelingen blijven er in jouw organisatie nog over?

De factuur-pdf bij de boeking in Exact Online

Een verkoopboeking bevat de financiële gegevens. Voor een controle of een klantvraag wil je vaak ook de oorspronkelijke factuur kunnen openen. Wanneer die alleen in Reflex of een aparte map staat, moet de administratie deze alsnog opzoeken.

De Toleco-integratie kan verkoopfacturen uit Reflex3000 als verkoopboeking verwerken in Exact Online en vervolgens de bijbehorende factuur-pdf aan die boeking koppelen. Hiervoor richten we de toegang tot de opgeslagen facturen in.

Zo komen de boeking en het document bij elkaar. Dat helpt de financiële administratie en de accountant bij het controleren van facturen, en bespaart het afzonderlijk opzoeken en toevoegen van documenten.

De pdf wordt als een aparte vervolgstap verwerkt. Daardoor kan een ontbrekende bijlage opnieuw worden aangeboden zonder de verkoopboeking opnieuw aan te maken.

Minder handmatige stappen tussen Reflex en Exact

In gesprekken met foodbedrijven zien we dat een bestaande koppeling soms nog afhankelijk is van iemand die een export start of een bestand verwerkt. Juist die terugkerende handelingen bieden ruimte voor verbetering.

De verkoopfactuurstroom van Toleco kan op een ingesteld schema worden uitgevoerd. Daarbij worden facturen uit Reflex gelezen en richting Exact Online verwerkt. Wanneer een debiteur nog niet in Exact bestaat, kan deze op basis van de meegestuurde relatiegegevens worden aangemaakt.

Samen bepalen we welke facturen in aanmerking komen, wanneer de verwerking plaatsvindt en hoe uitzonderingen worden opgevolgd. Daarbij stemmen we onder meer debiteurnummers, grootboekrekeningen, btw-codes en dagboeken af. Een passende inrichting voorkomt dat medewerkers steeds dezelfde correcties moeten uitvoeren.

Openstaande posten: aansluiten op de bestaande werkwijze

Ook Toleco Online kan openstaande posten uit Exact ophalen en een bestand voor de ontvangende omgeving klaarzetten. De verwerking daarvan in Reflex vraagt via deze route nog een handmatige import.

Omdat de standaardboekhoudkoppeling eveneens openstaande posten ondersteunt, beoordelen we welke route bij jouw inrichting past. We leggen vast welke koppeling welke gegevens verwerkt, zodat dezelfde factuur niet via twee routes wordt geboekt.

Begin bij de handeling die tijd kost

De grootste verbetering zit vaak in een concrete dagelijkse taak: een factuur-pdf zoeken, een export uitvoeren of een fout herstellen. Daarom kijkt Toleco naar het hele proces tussen Reflex3000 en Exact Online.

Wil je ook inkoopfacturen vergelijken met bestellingen of ontvangsten? Dan brengen we die behoefte afzonderlijk in kaart. Matching op factuurtotaal en vergelijking per factuurregel vragen om verschillende functionaliteit en duidelijke afspraken.

Lees ook: Waar moet je op letten bij een koppeling tussen Reflex3000 en andere systemen?