AI Order Capture: van PDF en e-mail naar orders in je ERP

Je klant bestelt. Je binnendienst typt.

Voor veel voedselproducenten en groothandels begint de orderverwerking in de inbox. Klanten bestellen op hun eigen manier, met hun eigen artikelcodes, omschrijvingen en documentindeling.

Voor de klant is dat praktisch. Voor de binnendienst betekent het vaak terugkerend invoerwerk: documenten openen, gegevens vergelijken en orderregels vastleggen. Zeker rond de besteldeadline kan dit veel aandacht vragen.

Handmatige invoer vergroot bovendien de kans op een verkeerd aantal, een verwisseld artikel of een gemiste orderregel. Een kleine fout aan het begin kan doorwerken in productie, picking en levering.

Wat is AI Order Capture?

AI Order Capture gebruikt kunstmatige intelligentie om gegevens uit binnenkomende bestellingen te herkennen en om te zetten naar gestructureerde orderinformatie. Via een koppeling kan die informatie worden verwerkt in het ERP.

Daarmee overbrug je het verschil tussen hoe een klant zijn bestelling aanlevert en hoe jouw organisatie die nodig heeft voor de verdere verwerking.

Je hoeft dus niet eerst iedere klant naar hetzelfde bestelportaal te begeleiden om stappen te zetten in automatisering. Je kunt beginnen bij de orders die nu al binnenkomen.

Van document naar bruikbare order

Een bestelling uitlezen is één onderdeel. De informatie goed laten aansluiten op je administratie is minstens zo belangrijk.

Een klant kan bijvoorbeeld een eigen artikelnummer gebruiken, terwijl jouw ERP met een andere code werkt. Ook eenheden verdienen aandacht: tien dozen zijn iets anders dan tien stuks of tien kilogram.

Bij de inrichting kijken we daarom naar het hele proces:

• De aanlevering: welke documenten en orderstromen wil je verwerken?
• De artikelkoppeling: hoe sluiten klantcodes en omschrijvingen aan op je eigen artikelen?
• De ordergegevens: welke aantallen, eenheden, referenties en levergegevens zijn nodig?
• De controle: welke situaties vragen om beoordeling door een medewerker?
• De ERP-koppeling: hoe komt de informatie terecht in de juiste orderverwerking?

Welke gegevens en documenttypen kunnen worden verwerkt, stemmen we af op jouw orderstroom en de mogelijkheden van de koppeling.

Minder invoerwerk, meer aandacht voor uitzonderingen

De winst zit in het verminderen van terugkerend handwerk. Je medewerkers houden meer tijd over voor vragen van klanten, afwijkende bestellingen en afstemming met productie of logistiek.

Dat betekent ook dat controle onderdeel moet zijn van de inrichting. Een onduidelijke omschrijving of ontbrekend gegeven vraagt om een andere behandeling dan een herkenbare, complete bestelling. Samen bepalen we waar automatisering past en waar beoordeling nodig blijft.

Het doel is een orderproces waarin je team gericht aandacht kan geven aan de situaties die dat vragen.

AI Order Capture naast EDI en een bestelportaal

Gebruik je al EDI of een bestelportaal? Dan kan AI Order Capture een aanvulling zijn voor de klanten die nog via documenten of e-mail bestellen.

EDI is geschikt voor afgesproken, gestructureerde berichtenuitwisseling. Een bestelportaal laat klanten rechtstreeks gegevens invoeren. AI Order Capture helpt juist bij de orderstromen die daarbuiten vallen.

Zo kun je per klant een passende route kiezen, terwijl de verdere verwerking samenkomt in je ERP.

Aansluiting op Reflex3000 en jouw bedrijfsproces

Werk je met Reflex3000? Dan kijken we hoe AI Order Capture kan aansluiten op jouw orderadministratie. Daarbij nemen we de inrichting van artikelen, klantgegevens en de gewenste verwerking mee.

Ook bij een ander ERP begint het gesprek bij de beschikbare koppelmogelijkheden en jouw werkwijze. De waarde ontstaat wanneer de herkende informatie bruikbaar wordt in het proces dat daarop volgt.

Begin bij één terugkerende orderstroom

Je hoeft niet alle klanten tegelijk aan te sluiten. Een logische eerste stap is een klant die regelmatig vergelijkbare orders aanlevert en daarmee veel invoerwerk veroorzaakt.

Met echte ordervoorbeelden beoordelen we welke gegevens nodig zijn, hoe artikelen worden gekoppeld en welke uitzonderingen voorkomen. Vervolgens kun je de aanpak gericht uitbreiden.

Kijk bij die keuze niet alleen naar het aantal orders. Een bestelling met tientallen regels kan meer werk opleveren dan meerdere kleine orders. Juist daar kan automatisering interessant zijn.

Lees ook: Waar moet je op letten bij een koppeling tussen Reflex3000 en andere systemen?