Major Trade handelt internationaal in bekende FMCG-merken en levert aan wholesale- en retailketens in Europa. Grote retailers stuurden hun orders al digitaal via Transus. Toch kostte de verwerking van die EDI-orders in Exact Online nog veel handmatig werk.
Toleco bouwde een EDI-koppeling tussen Transus en Exact Online. Daarmee worden EDI-orders automatisch omgezet in verkooporders. Volgens Major Trade levert dat bijna één FTE aan vrijgemaakte administratieve capaciteit op.
De uitdaging: EDI ontvangen is nog geen order verwerken
Een digitale orderontvangst is pas het begin. Voordat een EDI-order een verkooporder wordt, moeten de gegevens van afnemers, afleveradressen en artikelen overeenkomen met de administratie in Exact Online. Bij een groeiend ordervolume kostte die terugkerende controle en het overtypen Major Trade steeds meer tijd.
De vraag was hoe de bestaande systemen beter konden samenwerken, zonder het orderproces opnieuw op te bouwen.
De oplossing: een EDI-koppeling tussen Transus, Toleco Online en Exact Online
Toleco richtte de orderstroom in op de systemen die Major Trade al gebruikte. Zo loopt een order van retailer tot verkooporder:
- Retailerorders komen binnen via het EDI-netwerk van Transus.
- Toleco Online leest de ordergegevens in en vertaalt ze naar een eenduidige structuur.
- De relatiegegevens en artikelnummers worden gekoppeld aan de juiste gegevens in Exact Online.
- De verkooporder wordt automatisch aangemaakt in Exact Online.
De integratie controleert onder meer of de klant, het afleveradres en de artikelen in Exact Online gevonden kunnen worden. Ontbreekt er een koppeling, dan wordt de order als fout zichtbaar, zodat deze hersteld kan worden. Zo verdwijnt het handmatig overtypen uit de normale orderstroom, terwijl afwijkingen wel aandacht krijgen.
Het resultaat
- Bijna één FTE aan administratieve capaciteit vrijgemaakt, volgens Major Trade.
- Minder handmatige stappen tussen EDI-ontvangst en verkooporder.
- Een orderproces dat beter kan meegroeien met het aantal retailerorders.
- Meer tijd voor medewerkers om zich te richten op uitzonderingen en waardevol werk.
Toleco heeft goed meegedacht over hoe ons bestaande orderproces slimmer kon worden ingericht. Door de automatisering is een enorme hoeveelheid handmatig werk weggenomen. Het belangrijkste resultaat voor ons is dat er bijna één FTE aan capaciteit is vrijgekomen. Daardoor kunnen we groeien zonder dat onze administratieve bezetting evenredig hoeft mee te groeien.
