Stock App: voorraad tellen met telefoon of scanner, direct geboekt in Reflex3000

Een voorraadtelling kost in veel bedrijven nog een middag vol uitgeprinte lijsten, pennen en overtypen. Ondertussen gaat de productie door, worden er orders gepickt en klopt de lijst al niet meer voordat hij is ingevoerd.

Met de Stock App in Toleco Online tel je met de telefoon, tablet of handscanner die je al hebt. Is de telling klaar, dan gaan de verschillen in één keer terug naar je ERP.

Tellen waar de voorraad ligt, boeken zonder overtypen. Ook als de wifi in het magazijn even wegvalt.

Wat is de Stock App?

De Stock App is de voorraadapp binnen Toleco Online. De app toont de actuele voorraad uit je ERP en laat magazijnmedewerkers die voorraad tellen. Hij draait in de browser, je hoeft niets te installeren en hij blijft werken bij een slechte verbinding.

De app bestaat uit drie onderdelen:

Artikelen: voorraad per artikel, locatie en partij, inclusief wat al gereserveerd is op verkooporders en wat nog vrij is. Hier maak je een tellijst.
Pallets: voorraad per pallet, met palletnummer, stellinglocatie, THT-datum en SSCC. Hier maak je een palletteltelling.
Tellijsten: openstaande tellijsten tellen, scannen en het resultaat naar het ERP sturen.

Toleco Online schrijft nooit rechtstreeks in je ERP-database. Lezen en boeken lopen via de Toleco-connector bij jou op locatie. Reflex3000 is het eerste gekoppelde ERP. De koppeling is generiek opgezet, zodat ook andere ERP- en WMS-systemen kunnen worden aangesloten.

Zo werkt een telling in vijf stappen

Tellijst maken. Filter de voorraad, bijvoorbeeld op locatie of artikelgroep, en klik op Tellijst maken. De zichtbare regels vormen de lijst en de voorraad op dat moment wordt vastgelegd als uitgangspunt.
Tellen en scannen. Medewerkers tellen op de scanner, telefoon of pc. Elke invoer wordt eerst op het apparaat bewaard, dus tellen gaat door als de verbinding wegvalt.
Synchroniseren. Met Synchroniseren met ERP gaat de lijst via de connector naar het ERP. Daarbij wordt eerst elke regel vergeleken met de actuele voorraad.
Voorraad veranderd tijdens het tellen? Is er tussendoor bijvoorbeeld een order gepickt, dan wordt er niets geboekt. De betreffende regels worden gemarkeerd. De teller bevestigt of corrigeert ze en synchroniseert opnieuw.
Het ERP boekt de verschillen. Alleen regels met een verschil gaan naar het ERP, via de eigen voorraadimport, met de naam van de tellijst als omschrijving.

Een telling blijft nooit half hangen: óf de hele lijst wordt geboekt, óf niets. Mislukt een export, dan boekt een nieuwe poging nooit dubbel.

Scannen met camera of handscanner

Scan met de camera van je telefoon of met een handscanner. De app leest EAN-13, EAN-8, UPC, ITF en Code 128, inclusief GS1-128. Uit een GS1-barcode haalt de app het GTIN en het partijnummer en opent direct het juiste artikel.

Een palletlabel opent het palletscherm. Artikel, partij, aantal en gewicht staan al ingevuld, en met één tik op Pallet aanwezig is de pallet geteld. Staat een gescande pallet niet op de lijst? Dan haal je hem online alsnog uit het ERP erbij.

Gewoon doortellen zonder wifi

Achter in de hal of in een koelcel valt de wifi nog weleens weg. De Stock App bewaart elke invoer en elke scan meteen op het apparaat, zodat je gewoon doortelt.

Zodra de verbinding terug is, haalt de app eerst de nieuwste versie op en voegt jouw tellingen daarin samen. Acties die het ERP nodig hebben, zoals synchroniseren, werken alleen online. De app laat dat ook duidelijk zien.

Met meerdere mensen op één tellijst

Grote tellingen verdeel je over meerdere tellers op dezelfde tellijst. Elke opslag wordt samengevoegd met de laatste versie, en per regel zie je wie hem het laatst heeft geteld en wanneer.

Op kantoor vul je getelde aantallen in zoals in een spreadsheet, met het verschil direct in rood of groen. Voor artikelen in stuks of met een vast gewicht rekent de app het gewicht zelf uit.

Jij bepaalt wie wat mag

Per gebruikersrol stel je in wat iemand in de Stock App mag. Zo kan een teller wel tellen, terwijl alleen een leidinggevende de telling definitief in het ERP boekt.

Voorraad bekijken: de schermen Artikelen en Pallets openen.
Tellijsten klaarzetten: tellijsten maken, hernoemen en verwijderen.
Tellen: aantallen invoeren en opslaan, en gescande pallets toevoegen.
Naar ERP exporteren: de telling synchroniseren met het ERP.

In het overzicht Tellijsten zie je per lijst wie hem maakte, hoe ver de telling is en wat de status is.

Wat heb je nodig?

De Stock App werkt in elke moderne browser op pc, telefoon, tablet of Android-scanner. Daarnaast heb je een actieve ERP-koppeling en de Toleco-connector nodig. Werk je met Reflex3000, dan richt Toleco de voorraadimport bij de livegang voor je in.

De app groeit verder. Palletverplaatsingen en aanvulopdrachten zijn in ontwerp en komen als extra tabblad in de Stock App.

Lees ook: Report App voor Reflex3000: van geregistreerde data naar bruikbaar inzicht en Partijcontrole in Reflex3000: grip op lege en negatieve partijen